Mit der Abmahnung bringt der Arbeitgeber zunächst zum Ausdruck, daß er mit einem bestimmten Verhalten oder auch den Leistungen eines Arbeitnehmers unzufrieden ist.
Verbunden ist die Abmahnung mit der Androhung, daß bei Wiederholung auf Seiten des Arbeitnehmers mit Rechtsfolgen, in der Regel der Kündigung, gerechnet werden kann.
Die Abmahnung ist, was immer wieder verkannt wird, für bestimmte Kündigungen unbedingte Voraussetzung.
So hängt der Erfolg einer verhaltensbedingten Kündigung unter Umständen nur davon ab, ob zuvor eine wirksame Abmahnung ausgesprochen worden ist.
Voraussetzung einer wirksamen Abmahnung ist, daß der Arbeitgeber oder ein Abmahnungsberechtigter, dem Arbeitnehmer hinreichend deutlich die Art und Weise der beanstandeten Vertragsverstöße und Pflichtwidrigkeiten vor Augen hält und mit dem Hinweis verbindet, daß im Wiederholungsfalle der Inhalt oder der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. In der Abmahnung muß das abgemahnte Verhalten genauestens beschrieben werden, desweiteren muß der Arbeitgeber konkrete Angaben betreffend Ort, Datum und Zeit des abgemahnten Verhaltens aufführen.
Der Abmahnung kommt Hinweis, -Beanstandungs.-, Warn.- und Dokumentationsfunktion zu.
Der Arbeitnehmer muß auf Grund der Abmahnung in der Lage sein, sein Fehlverhalten zu erkennen und sein Verhalten entsprechend zu ändern. Im Falle einer Schlechtleistung reicht es somit nicht aus, wenn der Arbeitgeber diese nur ganz allgemein beanstandet. Zwar existieren für den Ausspruch einer Abmahnung keinerlei Fristen, jedoch sollte diese möglichst zeitnah erfolgen, damit die Warnfunktion auch ihren Sinn erfüllt. Die Abmahnung soll den Arbeitnehmer in die Lage versetzen, sein vertragswidriges Verhalten zu erkennen und zu ändern.

Eine Kündigung, die sich auf das konkrete abgemahnte Verhalten stützt, ist deshalb unwirksam. Der Arbeitgeber kann somit nicht gleichzeitig abmahnen und kündigen.
Mit Ausspruch der Abmahnung verzichtet er auf sein Kündigungsrecht. Je nach Schwere des abgemahnten Verhaltens können auch mehrere Abmahnungen zum Ausspruch einer Kündigung erforderlich sein. So rechtfertigt zwar ständige Unpünktlichkeit eines Arbeitnehmers, die auch abgemahnt wurde, grundsätzlich des Ausspruch einer Kündigung, jedoch reichen zwei- oder dreimalige Verspätungen innerhalb eines längeren Zeitraums hierzu nicht aus.
Das für die Kündigung herangezogene abgemahnte Verhalten muß gleichartig sein. Die Abmahnung wegen ständiger Unpünktlichkeit reicht nicht für eine Kündigung wegen Schlechtleistung. Gleichartigkeit bedeutet nicht, daß der Arbeitnehmer mehrfach denselben Fehler machen muß, bevor eine Kündigung ausgesprochen werden kann, sondern daß das abgemahnte und schließlich zu Kündigung führende Verhalten muß in etwa vergleichbar ist.
Da der Arbeitnehmer gegen eine unberechtigt ausgesprochene Abmahnung gerichtlich vorgehen kann, empfiehlt sich vor Ausspruch eine Anhörung des Betroffenen.
Oftmals lassen sich auf diesem Wege dem Arbeitsverhältnis abträgliche Auseinandersetzungen vermeiden. Bei besonders schwerwiegenden Vertragsverstößen ist eine Abmahnung nicht erforderlich. So ist dies vielfach der Fall bei Straftaten, die sich gegen den Arbeitgeber richten. Auch wenn klar ist, daß der Arbeitnehmer sein vertragswidriges Verhalten gar nicht ändern will, ist eine Abmahnung nicht erforderlich.